دفتر برنامه‌ریزی و نظارت راهبردی حوزه‌های علمیه، در چارچوب نظام نظارت کلان و سیاست‌های ابلاغی مدیر حوزه‌های علمیه، طرح نظارت و ارزیابی اقدامات واحدهای حوزوی در ایام اربعین ۱۴۰۴ را اجرا کرد. این طرح با هدف بهبود عملکرد در سال‌های آتی، شامل تدوین طرح نظارت اربعین، تشکیل جلسات هماهنگی با حضور معاونت‌های ستادی و مدیریت‌های استانی، تدوین سند برنامه اقدام اربعین با زمان‌بندی مشخص و تنظیم دستورالعمل اجرایی نظارت بود. همچنین، کمیسیون هماهنگی نظارت و پنج کمیته استانی و برون‌مرزی (شامل محورهای خوزستان، قم، ایلام، کرمانشاه، کردستان، آذربایجان غربی و مسیرهای منتهی به اعتاب مقدسه در عراق) تشکیل شد. حدود ۱۰۰ ناظر در کمیته‌های پنج‌گانه سازمان‌دهی شدند و عملیات نظارت و ارزیابی به مدت دو هفته در ایران و عراق انجام گرفت. گزارش‌های میدانی، حاکی از بهبود عملکرد کلی در سال جاری نسبت به گذشته است.

  گزارش اقدامات دفتر برنامه‌ریزی و نظارت راهبردی حوزه‌های علمیه در ایام اربعین
​​​​​​​با توجه به اهمیت نظارت بر اجرا و ارزیابی طرح‌ها و برنامه‌های مرتبط با ایام اربعین، دفتر برنامه‌ریزی و نظارت راهبردی حوزه‌های علمیه در سال جاری، طرح نظارت بر اقدامات واحدهای حوزوی در این ایام را در دستور کار قرار داد. این طرح با هدف ارزیابی دقیق عملکرد و نتایج حاصل از اقدامات انجام‌شده، به‌منظور بهبود عملکرد در سال‌های آتی طراحی و اجرا شد. در این راستا، اقدامات زیر انجام پذیرفت:
۱. تدوین «طرح نظارت اربعین»  به‌عنوان اولین موضوع نظارت و ارزیابی با توجه به تقارن استقرار و آغاز فعالیت-های مدیریت نظارت و ارزیابی با رویکرد جدید به‌صورت منسجم  و هماهنگ (حدود ۴ مردادماه ۱۴۰۴)؛
۲. تشکیل جلسه هماهنگی امور اربعین سال ۱۴۰۴  توسط دفتر برنامه‌ریزی و نظارت راهبردی با حضور تعدادی از معاونت‌های ستادی و مدیریت‌های استانی با هدف هماهنگی در اجرای برنامه‌ها؛
۳. تنظیم سند برنامه اقدام اربعین با اهداف و برنامه‌های کاربردی  و زمان بندی اجرا؛
۴. تدوین دستورالعمل اجرایی نظارت و ارزیابی برنامه‌های حوزوی اربعین؛
۵. طراحی و استقرار  کمیسیون هماهنگی نظارت و ارزیابی برنامه‌های حوزوی اربعین؛
۶. تشکیل ۵ کمیته با هدف پوشش  کامل استانی  و در استمرار آن، مسیرهای منتهی به مرزهای چندگانه کشور  شامل:
الف. محور استان‌های بدون مرز: همدان، مرکزی، چهارمحال و بختیاری  و لرستان؛
ب. محور خوزستان  و قم؛
ج. محور ایلام؛
د. محور کرمانشاه ؛
ه. محور کردستان - آذربایجان غربی و در ادامه  در عراق  مسیرهای  منتهی به اعتاب مقدسه و مسیرهای کلی پیاده‌روی  اربعین؛
7. سازمان‌دهی حدود ۱۰۰ ناظر  ذیل  کمیته‌های ۵ گانه به‌تناسب حجم کار و گستره جغرافیایی مناطق تحت مأموریت هر کمیته؛
8. تعیین مسئول برای هرکمیته  و  سپردن  مدیریت اجرایی و محتوایی   ناظران تحت پوشش هر کمیته به مسئول  در چارچوب طرح نظارتی اربعین  و دستورالعمل اجرایی مربوطه همچنین جلسه با رابطین و توجیه آنها و ارائه فرم‌های ارزیابی برای ایجاد بانک ارزیابی؛
۸. اجرای عملیات نظارت و ارزیابی به مدت دو هفته  در ایران و عراق و تهیه گزارشات میدانی  بر اساس شاخص‌های نظارت و ارزیابی مندرج در طرح نظارتی.
 گزارش‌های دریافتی حاکی از بهبود عملکرد کلی در سال جاری است.